신입사원 업무 필수 팁 - 보고서편(feat. 이쁨받는법)

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회사의 업무들은 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다고 생각해도 무방하다.

그만큼 보고서는 모든 업무의 기초이자 회사를 움직이는 의사결정의 핵심이다.

구직중인 학생들 대부분이 주변 선배나 동기들 친구들에게 물어봐서 대충 알고 있을 수도 있지만 사회생활에서 아주 기본이되는 내용을 간과하고 있다가 막상 해당상황에 닥쳤을 때 당황하거나 이상하게 행동하는 경우가 굉장히 많다.

신입사원 뿐 아니라 대부분의 직장인이 가장 많이 겪는 실수들과 오류들을 짚어보고 해결법을 찾아보자.

(년차가 아무리 차도 주변에서 고쳐지지 않는 경우가 많다.)

 

우리회사 워드 안쓰는데??;;

 

회사에서 어떤 타입의 소프트웨어를 주로 사용하는지 알면 중요하다.

사기업의 경우 대부분 MS word와 PPT를 사용하고 공기업이나 정부관련 일을 많이 회사의 경우 100% 아래한글을 쓴다.(엑셀은 어떤직장이든 필수) 구직전 아르바이트나 인턴을 통해 문서업무를 해봤다면 걱정 하지 않아도 된다. 하지만 대학교 과제 할때도 본인이 약간 버벅댔거나 해당 소프트웨어를 충분히 숙지하지 못한 경우 유튜브를 보고 미리 공부해두자.

미리 말해두는이유는 회사입사 후 기본적인 문서작서을 하는데도 시간이 정말 오래걸린다... 아주 기본적인것들도 못해서 구글로 검색해서 기능들을 익히고 있는 본인을 발견할 것이다...(그것도 옆사람한테 걸릴까봐 조마조마...) 사수가 옆에서 일일이 알려주는 경우가 드물고 같이 입사한 동기가 조금이라도 더 잘 한다면...생 지옥이다...

 

보고서의 목적 파악하기

 

상사가 보고서 작성을 시킨다. 그러면서 레퍼런스(참고자료, 이전자료들)를 주면서 작성해 보라고 지시한다.

보통의 경우 촌각을 다툴만한 급한 보고서나 굉장히 중요한 보고서 작성을 신입에게 시키지는 않으니 긴장 하진 말자.

 

무엇보다 상사가 내게 왜 보고서 작성을 요청한건지 잘 파악하는게 중요하다.

아무리 정신이 없어도 상대가 원하는걸 잘 캐치하는것만으로도 반은 먹고 들어간다.

 

일단은 긴장하지말고 요청내용을 최대한 구체화 시키고 어떤 내용을 담을지 데드라인은 언제까지인지 확인해본다. 불분명한 내용이 있다면 꼭 물어보자. 상사들은 어짜피 신입사원이 와서 기분도 좋은상태이고 때문에 모르는걸 물어본다고 화내지 않는다. 일부 화내는 경우도 있을 수 있지만 제대로 확인하지 않았다고 낭패보는경우 보다 훨씬 낫다

 

보고서의 내용과 형식

 

기존 레퍼런스를 참고하여 작성하되 너무 튀지 않게 작성하자. 회사 내부 양식을 본인이 수정하거나 화려한 색감으로 글씨 옷을 입히지는 말자.(이런 신입도 의외로 많다...) 그리고 요청한 내용에 맞게 간결하게 작성하자. 어짜피 나보다도 훨씬 잘 아는 사람한테 공유하는것이므로 부가적인 설명이나 쓸데없는 부분은 삭제하자. 오히려 중요하지 않은 내용들에 시간과 공을 드리는 경우가 많으니 유의하자.

 

핵심은 초등학생이 봐도 이해할 수 있게 쉽게 쓰는것이다.

 

본인의 머리속에서 정리가 되지 않거나 이해하지 못한 부분들은 보고서에서도 나타난다. 필요한 핵심정보만 넣도록하자. 가끔은 보고서를 소설처럼 쓰는 경우가 왕왕있다...

 

중간 체크

어느정도 초안이 완성되면 일을 시킨 상사에게 중간 확인을 받자. 상사 전화가 쉴새없이 울리고 엄청 바쁘게 보낸다 싶으면 다른 사람에게 물어보자. 상대방이 정신없이 일하고 있는데 요청하면 제대로 확인하기도 어렵고 좋은 피드백을 받기 어렵다.

옆사람에게 물어보고 조언을 구하자.

마지막 검토

마지막으로 검토해보자. 맞춤법 그리고 날짜, 수치들이 오류나 오기가 없는지확인하고 출처들도 명확하게 정리해 둔다. 그리고 보고서의 결론이 명확하게 드러나는지 확인하자.

요청한 내용들이 보고서의 결론과 맞닿아 있는지 확인하자.

 

처음에는 누구나 실수하기 마련이다. 이런 실수들을 줄여가고 점점 고난도의 서류들을 다룰수록 기본과 기초가 강조될 수 밖에 없다. 모두가 보고서의 신이 되는날까지 화이팅!!